Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách sửa đổi, sao chép và xóa danh sách thả xuống trong Excel. Dưới đây là hướng dẫn từng bước và ảnh chụp màn hình để hướng dẫn bạn thực hiện quy trình, cho dù bạn là người mới bắt đầu hay người dùng Excel có kinh nghiệm.
Cách chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel
Tóm tắt nội dung
Có một số lý do khiến bạn muốn thay đổi danh sách thả xuống trong Excel. Điều này có thể cần thiết khi cần thêm các lựa chọn mới hoặc khi các tùy chọn hiện có cần được sửa đổi hoặc loại bỏ. Cách bạn thay đổi menu thả xuống trong Excel tùy thuộc vào cách bạn tạo nó. Biết các kỹ thuật phù hợp, chỉnh sửa danh sách thả xuống là một quá trình đơn giản và dễ hiểu.
Sửa đổi danh sách thả xuống được phân tách bằng dấu phẩy
Để chỉnh sửa hộp thả xuống được phân tách bằng dấu phẩy, hãy tiến hành các bước sau:
1. Chọn (các) ô chứa danh sách thả xuống.
2. Trên tab Data, trong nhóm Data Tool, bấm vào Data Validation. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Data Validation.
3. Trong hộp Source, thay đổi, thêm hoặc xóa các mục được phân tách bằng dấu phẩy.
4. Nhấn OK để lưu thay đổi.
Chỉnh sửa menu thả xuống dựa trên một phạm vi ô
Nếu bạn đã tạo danh sách thả xuống từ một phạm vi ô, bạn có thể chỉnh sửa danh sách đó theo cách sau:
1. Trên trang tính của bạn, hãy sửa đổi danh sách nguồn của các mục theo cách bạn muốn – thay đổi các mục, thêm mới hoặc xóa những mục hiện có.
2. Chọn các ô chứa danh sách thả xuống của bạn.
3. Trên tab Data, nhấp vào Data Validation.
4. Trong cửa sổ Data Validation, thay đổi tham chiếu phạm vi trong hộp Source. Bạn có thể chỉnh sửa tham chiếu theo cách thủ công hoặc chọn phạm vi thích hợp bằng chuột.
5. Nhấn OK để lưu thay đổi và đóng cửa sổ.
Thay đổi danh sách thả xuống dựa trên phạm vi được đặt tên
Nếu danh sách chọn của bạn dựa trên một phạm vi được đặt tên thì những thay đổi bạn thực hiện đối với các mục hiện có sẽ tự động được phản ánh trong tất cả các hộp thả xuống dựa trên phạm vi được đặt tên này. Nếu bạn thêm hoặc xóa các mục thì bạn cũng sẽ cần cập nhật tham chiếu phạm vi trong Name Manager.
1. Trong trang tính chứa phạm vi đã đặt tên của bạn, hãy thêm hoặc xóa các mục. Hãy nhớ sắp xếp các mục theo thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện trong danh sách thả xuống của bạn.
2. Thay đổi tham chiếu đến phạm vi được đặt tên.
-
Mở cửa sổ hộp thoại Name Manager bằng cách nhấn nút Ctrl + F3. Hoặc nhấp vào tab Formulas > Name Manager.
-
Trong hộp thoại Name Manager, chọn dải ô đã đặt tên mà bạn muốn cập nhật và nhấp vào Edit.
-
Thay đổi tham chiếu trong hộp Reference và bấm OK.
-
Bấm vào nút Close để đóng hộp thoại Name Manager.
Chỉnh sửa menu thả xuống được tạo từ bảng
Để cập nhật danh sách thả xuống được tạo từ một bảng, bạn không phải làm gì cả:) Các bảng Excel về bản chất là động và tự động mở rộng để bao gồm dữ liệu mới. Nói cách khác, tất cả những thay đổi bạn thực hiện đối với bảng nguồn sẽ được phản ánh tự động trong tất cả các danh sách thả xuống có liên quan.
Cách thêm hoặc xóa nhanh các mục trong danh sách thả xuống
Để làm cho menu thả xuống lớn hơn hoặc nhỏ hơn, bạn có thể chỉnh sửa nó như được giải thích trong các ví dụ trên. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng mẹo vặt sau để thêm hoặc xóa các mục mà không cần thay đổi cài đặt Data Validation.
Giả sử bạn đã tạo danh sách thả xuống dựa trên phạm vi A3:A12:
Để thêm các mục khác vào danh sách mà không cần mở hộp thoại Data Validation, hãy thực hiện hai bước nhanh sau:
1. Trong phạm vi mục, hãy chèn một ô mới nếu thích hợp. Để thực hiện việc này, hãy chọn ô bên dưới vị trí mục tiêu, bấm chuột phải vào ô đó, bấm Insert > Move Cells rồi bấm OK.
Kết quả là một ô trống mới được thêm vào:
2. Trong ô được chèn, nhập một mục mới:
Trong cửa sổ hộp thoại Data Validation, tham chiếu phạm vi sẽ tự động được thay đổi từ A3:A12 thành A3:A13. Và mục mới xuất hiện trong menu thả xuống:
Cách sao chép danh sách thả xuống trong Excel
Để danh sách chọn xuất hiện trong nhiều ô, bạn chỉ cần sao chép nó giống như bất kỳ nội dung ô nào khác bằng cách kéo núm điều khiển điền qua các ô liền kề hoặc bằng cách sử dụng bản sao (Ctrl + C) và quá khứ (Ctrl + V) các phím tắt.
Các phương pháp này sao chép tất cả nội dung của một ô bao gồm Data Validation và lựa chọn hiện tại. Vì vậy, chúng tốt nhất nên được sử dụng khi chưa có mục nào được chọn trong danh sách thả xuống.
Để sao chép danh sách thả xuống mà không có lựa chọn hiện tại, hãy sử dụng tính năng Paste Special để chỉ sao chép quy tắc Data Validation. Đây là cách thực hiện:
1. Chọn ô có danh sách thả xuống và nhấn Ctrl + C để sao chép nó.
2. Chọn các ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống.
3. Bấm chuột phải vào lựa chọn, bấm Paste Special, sau đó chọn tùy chọn Validation.
Ngoài ra, hãy sử dụng phím tắt Paste Special > Validation. Ctrl + Alt + V, sau đó N.
4. Bấm vào đồng ý.
Cách xóa danh sách thả xuống trong Excel
Nếu các hộp thả xuống không còn cần thiết trong Excel, bạn có thể xóa chúng hoàn toàn khỏi một số hoặc tất cả các ô trong trang tính.
Xóa menu thả xuống khỏi các ô đã chọn
Để xóa danh sách thả xuống khỏi các ô cụ thể, hãy thực hiện các bước sau:
1. Chọn các ô mà bạn muốn loại bỏ hộp thả xuống.
2. Trên tab Data và nhấp vào Data Validation.
3. Trên tab Setting của cửa sổ hộp thoại Data Validation, nhấp vào nút Clear All.
4. Khi hoàn tất, nhấn OK để đóng cửa sổ hộp thoại.
Phương pháp này loại bỏ các menu thả xuống khỏi các ô đã chọn nhưng vẫn giữ các giá trị hiện được chọn .
Để xóa cả danh sách thả xuống và vùng chọn, hãy chọn các ô và trên tab Home, trong nhóm Edit , hãy nhấp vào Clear > Clear All.
Xóa danh sách thả xuống khỏi tất cả các ô trong trang tính hiện tại
Để xóa danh sách thả xuống nhất định khỏi tất cả các ô trong bảng tính đang hoạt động, đây là các bước cần thực hiện:
1. Chọn bất kỳ ô nào chứa danh sách thả xuống của bạn.
2. Trên tab Data, nhấp vào Data Validation.
3. Trên tab Setting của cửa sổ Data Validation, hãy chọn hộp Áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt .
Việc chọn tùy chọn này sẽ tự động chọn tất cả các ô tham chiếu danh sách cụ thể này trong trang tính hiện hoạt.
4. Nhấp vào nút Clear All.
5. Nhấn OK để lưu thay đổi và đóng cửa sổ.
Phương pháp này xóa danh sách thả xuống khỏi tất cả các ô trong trang tính hiện hoạt, giữ nguyên các giá trị hiện được chọn. Thao tác này sẽ không xóa cùng một danh sách thả xuống khỏi các trang tính khác trong cùng một sổ làm việc.
Đó là cách thay đổi, sao chép và loại bỏ danh sách chọn trong Excel. Bây giờ bạn có tất cả các kỹ năng cần thiết để quản lý danh sách thả xuống một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian cho những việc quan trọng hơn.
