Trong bài viết này, sẽ hướng dẫn bạn quy trình sử dụng tính năng Hoàn tác trong Excel, giúp bạn kiểm soát dữ liệu của mình như một người chuyên nghiệp.
Tính năng hoàn tác của Excel
Tính năng Hoàn tác trong Excel cho phép bạn hoàn nguyên hành động cuối cùng mà bạn đã thực hiện, cho dù đó là nhập dữ liệu, định dạng hay bất kỳ sửa đổi nào khác. Đó là một tính năng vô giá, đặc biệt khi bạn thực hiện những thay đổi ngoài ý muốn hoặc cần quay lại. Dưới đây là một số trường hợp có thể được giải quyết nhanh chóng với sự trợ giúp của Undo:
-
Lấy lại giá trị ô vô tình bị xóa
-
Hoàn nguyên các thay đổi định dạng
-
Khôi phục hàng hoặc cột đã xóa
-
Khôi phục công thức bị chỉnh sửa nhầm
-
Đảo ngược việc sắp xếp hoặc lọc sai
Cách hoàn tác trong Excel
Có 2 cách nhanh chóng để hoàn nguyên một hành động trong Excel – sử dụng nút Thanh công cụ truy cập nhanh và phím tắt.
Để hoàn tác một hành động bằng một nút, hãy làm theo các bước sau:
1. Ở góc trên cùng bên trái của bảng tính, tìm nút Hoàn tác , được biểu thị bằng mũi tên cong chỉ về bên trái.
2. Di chuột qua nút để xem mô tả về hành động sẽ được hoàn tác.
3. Bấm vào nút Hoàn tác để hoàn nguyên hành động.
Đó là nó! Nếu cần, bạn có thể sử dụng nút Hoàn tác nhiều lần để thực hiện lại nhiều hành động cùng một lúc, giúp bạn sửa lỗi và duy trì độ chính xác của dữ liệu.
Thông thường, nút Hoàn tác xuất hiện trong QAT theo mặc định, cho phép truy cập nhanh vào chức năng hoàn tác. Trong trường hợp nó không hiển thị trong phiên bản Excel của bạn, bạn có thể thêm nó bằng cách tùy chỉnh Quick Access Toolbar.
Phím tắt Excel để hoàn tác
Một cách nhanh chóng khác để hoàn tác hành động cuối cùng trong Excel là nhấn Ctrl + Z trên bàn phím của bạn. Đây là phím tắt Hoàn tác phổ biến trên nhiều ứng dụng, không chỉ Microsoft Excel.
Người dùng Mac có thể sử dụng Lệnh + Z phím tắt để hoàn tác trong Excel.
Để hoàn nguyên một số hành động, bạn có thể nhấn phím tắt Hoàn tác nhiều lần nếu cần.
Excel hoàn tác không hoạt động
Mặc dù tính năng Hoàn tác trong Excel là một công cụ hữu ích để hoàn nguyên các hành động gần đây nhưng có một số trường hợp nhất định mà tính năng này có thể gặp khó khăn hoặc không hoạt động như mong đợi. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến trong đó chức năng Hoàn tác có thể không hoạt động như bạn mong đợi:
1. Một số hành động không thể hoàn tác được. Excel có những hạn chế về những hành động có thể được hoàn tác. Ví dụ: lưu tệp, nhấp vào các mục menu, sử dụng các lệnh trên tab Tệp hoặc xóa trang tính không thể đảo ngược bằng tính năng Hoàn tác . Sau khi thực hiện bất kỳ hành động nào trong số này, bạn sẽ không thể quay lại bằng lệnh hoàn tác tiêu chuẩn.
2. Hoàn tác trên nhiều tài liệu. Excel duy trì một ngăn xếp Hoàn tác duy nhất cho tất cả các sổ làm việc đang mở. Điều này có nghĩa là nếu bạn thực hiện chỉnh sửa trong một sổ làm việc (ví dụ: Sổ làm việc 1), sau đó chuyển sang sổ làm việc khác (ví dụ: Sổ làm việc 2) và cố gắng hoàn tác, Excel sẽ chuyển về Sổ làm việc 1 và hoàn nguyên thay đổi cuối cùng ở đó. Hành vi này có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt khi làm việc với nhiều tệp cùng một lúc.
3. Macro VBA vô hiệu hóa chức năng Hoàn tác. Nếu bạn thực hiện thay đổi đối với bảng tính Excel bằng macro VBA, hãy lưu ý rằng toàn bộ ngăn xếp Hoàn tác sẽ bị mất. Kết quả là lệnh Hoàn tác sẽ đổi thành Không thể hoàn tác (chuyển sang màu xám). Macro VBA có thể khiến chức năng này hoạt động không mong muốn, vì vậy hãy thận trọng khi sử dụng chúng nếu bạn phụ thuộc nhiều vào tính năng Hoàn tác của Excel.
Cách hoàn tác nhiều lần chỉnh sửa trong Excel
Khi bạn thấy mình cần hoàn tác nhiều hành động trong Excel, bạn không cần phải nhấp vào nút Hoàn tác hoặc nhấn phím tắt nhiều lần. Excel cung cấp một cách hiệu quả hơn để đảo ngược một loạt hành động trong một lần. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
1. Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút Hoàn tác trong Thanh công cụ Truy cập Nhanh. Thao tác này sẽ hiển thị danh sách tất cả các hành động tiếp theo mà bạn đã thực hiện trên tất cả các sổ làm việc đang mở.
2. Di chuyển con trỏ xuống danh sách để đánh dấu tất cả các hành động trước đó mà bạn muốn hoàn nguyên. Excel sẽ hiển thị số lượng thao tác sẽ được hoàn tác ở cuối danh sách thả xuống.
3. Nhấp vào hành động được đánh dấu cuối cùng để bắt đầu quá trình hoàn tác cho tất cả các hành động đã chọn.
Đó là nó! Chỉ với một hành động, bạn có thể hoàn tác 3, 4, 5 hoặc nhiều chỉnh sửa gần đây nhất và tiết kiệm thời gian quý báu. Tính năng này cực kỳ hữu ích khi bạn cần quay lại một số thay đổi gần đây mà không cần phải nhấp chuột nhiều lần.
Hoàn tác giới hạn trong Excel
Mặc dù tính năng Hoàn tác của Excel là một tính năng tiết kiệm thời gian vô giá nhưng nó cũng có những giới hạn. Excel chỉ cho phép bạn hoàn tác 100 lần chỉnh sửa gần đây nhất và Thanh công cụ truy cập nhanh hiển thị tối đa 20 hành động gần đây nhất của bạn. Nếu bạn thấy những hạn chế này bị hạn chế, bạn có thể điều chỉnh giới hạn Hoàn tác trong Windows Sổ đăng ký.
Đây là cách bạn có thể thay đổi số cấp độ hoàn tác trong Excel:
1. Đóng Excel và mọi chương trình Office khác đang chạy.
2. Trong hộp Tìm kiếm , nhập regedit và nhấn nút Enter. Tùy thuộc vào phiên bản Windows của bạn, bạn có thể được yêu cầu xác nhận mở Trình chỉnh sửa Sổ đăng ký.
3. Trong Trình chỉnh sửa Sổ đăng ký, điều hướng đến khoá con đăng ký sau: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office{version}\Excel\Options
4. Bấm chuột phải vào Tùy chọn , trỏ đến Mới , sau đó bấm vào Giá trị DWORD . “Giá trị mới số 1” mặc định sẽ được tạo.
5. Chọn Giá trị mới #1 mới được tạo , đổi tên thành UndoHistory và nhấn Enter.
6. Bấm chuột phải vào Hoàn tác Lịch sử, rồi bấm vào Sửa đổi .
7. Trong hộp thoại Chỉnh sửa Giá trị DWORD , chọn Số thập phân , nhập số hành động hoàn tác mong muốn vào hộp Giá trị và nhấp vào OK.
8. Thoát khỏi Trình chỉnh sửa sổ đăng ký.
Khi bạn khởi động Excel, nó sẽ lưu trữ lịch sử hoàn tác cho số lượng hành động bạn đã chỉ định.
Các vấn đề về bộ nhớ tiềm ẩn
Khi thay đổi số lượng mức hoàn tác trong Excel, hãy lưu ý đến các vấn đề về bộ nhớ. Bạn càng có nhiều cấp độ thì càng cần nhiều RAM (Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên) để lưu trữ lịch sử hoàn tác, điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất của Excel, đặc biệt là khi xử lý các tập dữ liệu lớn hoặc các hoạt động sử dụng nhiều tài nguyên. Hãy tưởng tượng thực hiện 10 thao tác ảnh hưởng đến 100.000 ô mỗi thao tác – Excel sẽ cần lưu trữ 1 triệu giá trị đó cho đến khi bạn thực hiện 100 thao tác khác! Vì vậy, hãy cân bằng giữa giới hạn hoàn tác và tài nguyên hệ thống để đảm bảo hiệu suất Excel mượt mà.
Nếu bạn thấy rằng 20 hoặc 50 cấp độ Hoàn tác là đủ cho nhu cầu của mình, bạn có thể đặt giới hạn đó trong Windows Registry, như đã giải thích trước đó. Một cách tiếp cận khác để giảm thiểu những lo ngại về bộ nhớ là vô hiệu hóa các hoạt động Hoàn tác cho Mô hình Dữ liệu bằng cách làm theo các bước sau:
1. Trong Excel của bạn, nhấp vào File và chọn Options.
2. Ở khung bên trái, chọn Dữ liệu.
3. Trong Tùy chọn dữ liệu, hãy chọn tùy chọn Tắt hoàn tác cho các hoạt động của mô hình dữ liệu và đặt kích thước mô hình dữ liệu ngưỡng, mặc định là 8 MB.
Các lựa chọn thay thế cho chức năng Hoàn tác trong Excel
Nếu bạn nhận thấy mình không thể hoàn tác một số thay đổi nhất định hoặc gặp phải sự cố với tính năng Hoàn tác thì có các phương pháp thay thế để bảo vệ công việc của bạn:
Tạo một bản sao của sổ làm việc của bạn. Trước khi cố gắng thực hiện những thay đổi quan trọng đối với trang tính của bạn, bạn nên tạo một bản sao cho tệp của mình. Bằng cách đó, bạn có thể giữ nguyên phiên bản gốc và có bản sao lưu trong trường hợp thực hiện bất kỳ hành động không thể khắc phục nào.
Khôi phục phiên bản trước đó. Excel cung cấp tính năng Khôi phục mạnh mẽ, tự động tạo ảnh chụp nhanh sổ làm việc của bạn tại các thời điểm cụ thể khi bạn tiến hành. Bằng cách sử dụng tính năng này, bạn có thể hoàn nguyên về bất kỳ phiên bản nào trước đó khi được yêu cầu.
